9 นิสัยในห้องประชุมที่จะทำให้คุณดูไม่มืออาชีพ

1. รบกวนสมาธิคนอื่น

เคาะโต๊ะ ควงปากกา บิดขี้เกียจ หรือ หาวเสียงดัง เหล่านี้ล้วนเป็นพฤติกรรมที่คุณอาจเผลอทำเป็นประจำโดยไม่รู้ตัว โดยเฉพาะเวลาที่อยู่ในสภาวะตึงเครียด ซึ่งคุณต้องพยายามควบคุมให้ได้ เพราะพฤติกรรมเหล่านี้อาจจะไปรบกวนสมาธิคนอื่นและทำให้คุณเสียบุคลิกด้วย

2. พูดหลุดประเด็น

ในจังหวะที่ทุกคนกำลังประชุมกันตามหัวข้อที่ระบุไว้ใน Agenda คุณกลับชวนคุยเรื่องอื่นซึ่งไม่มีความเกี่ยวข้องกับที่ประชุมเลย ซึ่งบางครั้งเจตนาคุณอาจจะแค่ต้องการสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลายลง แต่อย่าลืมว่าคนอื่นอาจจะต้องรีบกลับไปทำงาน และเขาคงไม่ยินดีด้วยแน่ ๆ ถ้าคุณมัวแต่พูดเรื่องอื่นที่ทำให้เสียเวลา

3. เคี้ยวหมากฝรั่ง

คงไม่ใช่เรื่องดีถ้าระหว่างการประชุมจะมีเสียงเคี้ยวหมากฝรั่งดังอยู่ตลอดเวลา ซึ่งนอกจากจะรบกวนคนอื่นแล้ว การพูดไปเคี้ยวไปยังดูไม่เป็นมืออาชีพอีกด้วย ยกตัวอย่างง่าย ๆ คุณรู้สึกอย่างไรเวลาคุยกับคนที่เคี้ยวหมากฝรั่งแล้วน้ำลายกระเด็นใส่คุณ ยิ่งถ้าสิ่งที่เคี้ยวอยู่หลุดออกมาจากปากในระหว่างที่พูดด้วยคงจะพูดไม่ออกเลยทีเดียว

4. ใช้เวลาพูดมากเกิน

เมื่อถึงหัวข้อที่ต้องทำหน้าที่ดำเนินการประชุม ขณะที่พูดคุณจะต้องหมั่นตรวจสอบด้วยว่าคุณเหลือเวลาในการพูดอีกเท่าไหร่ พยายามพูดให้รวบรัดที่สุด หลีกเลี่ยงการอารัมภบท และมุ่งเน้นแต่ประเด็นสำคัญ แต่ถ้าเกิดคิดว่าอย่างไรก็คงไม่ทันแน่นอน อาจจะต้องขออนุญาตที่ประชุมเพื่อขอเวลา หรือยกไปเป็นการประชุมครั้งถัดไป

5. ใช้อารมณ์มากไป

เป็นเรื่องปกติที่การประชุมจะมีการถกเถียงกันเกิดขึ้น เพราะทุกคนก็ล้วนต้องการที่จะหาผลสรุปที่ดีที่สุด จนบางครั้งอาจจะทำให้เกิดความไม่พอใจโต้เถียงกันจนเสียความรู้สึกและเสียงานอีก ซึ่งแม้ว่าจะมีคนเห็นต่างกับคุณหรือวิจารณ์คุณต่อหน้าที่ประชุม  พยายามรับมือด้วยสติและตอบโต้ด้วยเหตุผล เพราะมันจะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพ

6. นัดประชุมนอกเวลางาน หรือใกล้เลิกงาน

ถ้าเราเป็นคนนัดประชุม ไม่ควรนัดประชุมนอกเวลาทำงานหรือคาบเกี่ยวว่าจะนอกเวลาทำงาน เช่น เลิกงาน 6 โมงเย็น แต่นัดประชุม ตอน 5 โมงครึ่ง เพราะถึงแม้คุณจะมั่นใจว่าเวลาน่าจะเพียงพอแต่อย่าลืมว่าการประชุมอาจใช้เวลามากขึ้นถ้ายังหาข้อสรุปไม่ได้

7. พูดแทรกตลอดเวลา

การเป็นผู้ฟังที่ดีเป็นมารยาทสำคัญในการประชุม เราควรเปิดโอกาสให้คนอื่นพูดให้จบก่อนแล้วค่อยสอบถามเพิ่มเติม หรือถ้าจำเป็นให้ขออนุญาตจากผู้พูด อย่าพูดแทรกโดยไม่จำเป็นเพราะนอกจากจากจะเป็นการเสียมารยาทแล้ว ยังทำให้การประชุมไม่ไหลลื่นด้วย

8. เล่นมือถือหรือเปิดเสียงแจ้งเตือน

คุณคงรู้สึกไม่ดี ถ้าเกิดมีคนเล่นโทรศัพท์ หรือมีโทรศัพท์ดังขึ้นขณะที่คุณพูดอยู่ ปิดเสียงโทรศัพท์ทันทีที่เข้าห้องประชุม และหลีกเลี่ยงการใช้โทรศัพท์โดยไม่จำเป็น ซึ่งถ้าคุณกำลังรอโทรศัพท์สำคัญอยู่อาจจะต้องแจ้งให้ที่ประชุมทราบล่วงหน้าว่าจำเป็นต้องรับจริง ๆ

9. ไม่เตรียมตัวให้พร้อม

คุณคงจะดูเป็นคนไม่มีความเป็นมืออาชีพเสียเลย ถ้ากลายเป็นคนเดียวในห้องประชุมที่ไม่เตรียมตัวมาให้พร้อมจนทุกคนต้องเสียเวลามาอธิบายให้คุณเข้าใจ พยายามศึกษา Agenda ให้เรียบร้อยก่อนเข้าประชุม เพราะในบางหัวข้อคุณอาจจะต้องเป็นคนนำเสนอ หรือบางเรื่องจำเป็นต้องหาข้อมูลเพิ่มเติม